Perencanaan
Sumber Daya Manusia
Kata Pengantar
Sebuah
organisasi dalam mewujudkan eksistensinya dalam rangka mencapai tujuan
memerlukan perencanaan Sumber daya manusia yang efektif. Suatu organisasi, tanpa
didukung pegawai/karyawan yang sesuai baik segi kuantitatif,kualitatif,
strategi dan operasionalnya, maka
organisasi/perusahaan itu tidak akan mampu
mempertahankan keberadaannya, mengembangkan dan memajukan dimasa yang akan
datang. Oleh karena itu disini diperlukan adanya langkah-langkah manajemen guna
lebih menjamin bahwa organisasi tersedia tenaga kerja yang tepat untuk
menduduki berbagai jabatan, fungsi, pekerjaan yang sesuai dengan kebutuhan .
Perencanaan
sumber daya manusia (Human Resource Planning) merupakan proses manajemen dalam
menentukan pergerakan sumber daya manusia organisasi dari posisi yang
diinginkan di masa depan, sedangkan sumber daya manusia adalah seperangkat
proses-proses dan aktivitas yang dilakukan bersama oleh manajer sumber daya
manusia dan manajer lini untuk menyelesaikan masalah organisasi yang terkait
dengan manusia. Tujuan dari integrasi system adalah untuk menciptakan proses
prediksi demand sumber daya manusia yang muncul dari perencanaan strategik dan
operasional secara kuantitatif, dibandingkandengan prediksi ketersediaan yang
berasal dari program-program SDM. Oleh karena itu, perencanaan sumber daya
manusia harus disesuaikan dengan strategi tertentu agar tujuan utama dalam
memflitasi keefektifan organisasi dapat tercapai.
A. Pengertian perencanaan SDM
Berbagai pandangan mengenai definisi
perencanaan sumber daya manusia seperti yang dikemukakan oleh:
·
Handoko (1997),
Perencanaan sumber daya manusia atau perencanaan tenaga kerja merupakan
serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mengantisipasi permintaan-permintaan
bisnis dan lingkungan pada organisasi di waktu yang akan datang dan untuk
memenuhi kebutuhan-kebutuhan tenaga kerja yang ditimbulkan oleh kondisi-kondisi
tersebut.
·
Andrew E. Sikula (1981;145) mengemukakan bahwa: “Perencanaan sumber daya manusia atau perencanaan tenaga kerja didefinisikan
sebagai proses menentukan kebutuhan tenaga kerja dan berarti mempertemukan
kebutuhan tersebut agar pelaksanaannya berinteraksi dengan rencana organisasi”.
·
George Milkovich dan Paul C. Nystrom (Dale Yoder,
1981:173). Perencanaan SDM
merupakan proses analisis dan identifikasi tersedianya kebutuhan akan sumber
daya manusia sehingga organisasi tersebut dapat mencapai tujuannya.
Perencanaan pada dasarnya merupakan
pengambilan keputusan tentang hal-hal yang akan dikerjakan dimasa yang akan
datang. Perencanaan Sumber Daya Manusia sendiri adalah langkah-langkah tertentu
yang diambil oleh manajemenguna lebih organisasi tersedia tenaga kerja yang
tepat untuk menduduki jabatannya dan menjamin terbangunnya organisasi yang baik
dimasa depan. Sebebarnya kunci dari pengertian diatas adalah “tepat”.
Tepat yang dimaksud disini adalah:
a. Penuaian kewajiban sosial
organisasi
b. Pencapaian organisasi
c. Tujuan pribadi para anggota
organisasi yang bersangkutan.
Setiap organisasi dihadapkan kepada
berbagai faktor yang berada di luar kemampuan organisasi untuk
mengendalikannya. Tidak dapat menentukan sendiri harga bahan baku yang akan
digunakan dan dalam memasarkan dan menjual produksinya pun, penentuan tingkat
harga pokok tersebut tidak sepenuhnya berada dalam pengendalian pengusaha yang
bersangkutan, kecuali dia yang berada pada posisi monopoli yang absolut.
Situasi pasar, jenis, bentuk dan
intensitas persaingan yang ada, selera konsumen serta kebijakan pemerintah
merupakan hal-hal yang mau tidak mau harus diperhitungkan. Hal tersebut
berpengaruh pada perencanaan SDM.
Jadi bisa dipastikan bahwa
perencanaan sumber daya manusia tidak bisa dipercayakan hanya kepada tenaga
prosional yang menangani masalah kepegawaian saja, malainkan herus melibatkan
para manajer yang memimpin satuan kerja yang menyelenggarakan fungsi utama. Dengan
demikian salah satu fungsi seorang manajer adalah perencanaan yang mencakup SDM
dalam sebuah perusahaan.
B.
Faktor-faktor
yang Mempengaruhi Perencanaan Sumber Daya Manusia
Proses perencanaan sumber daya
manusia dapat dipengaruhi oleh beberapa faktor, antara lain:
1. Lingkungan Eksternal
Perubahan-perubahan
lingkungan sulit diprediksi dalam jangka pendek dan kadang-kadang tidak mungkin
diperkirakan dalam jangka panjang.
a) Perkembangan ekonomi mempunyai pengaruh yang besar tetapi sulit diestimasi.
Sebagai contoh tingkat inflasi, pengangguran dan tingkat bunga sering merupakan
faktor penentu kondisi bisnis yang dihadapi perusahaan.
b) kondisi sosial-politik-hukum mempunyai
implikasi pada perencanaan sumber daya manusia melalui berbagai peraturan di
bidang personalia, perubahan sikap dan tingkah laku, dan sebagainya.
c) Perkembangan teknologi/komputer
secara dasyat merupakan contoh jelas bagaimana perubahan teknologi menimbulkan
gejolak sumber daya manusia.
d) Para pesaing merupakan suatu
tantangan eksternal lainnya yang akan mempengaruhi permintaan sumber daya
manusia organisasi. Sebagai contoh, “pembajakan” manajer akan memaksa
perusahaan untuk selalu menyiapkan penggantinya melalui antisipasi dalam perencanaan
sumber daya manusia.
2.
Keputusan-keputusan Organisasional
Berbagai keputusan pokok
organisasional mempengaruhi permintaan sumber daya manusia.
a) Rencana strategis perusahaan adalah
keputusan yang paling berpengaruh.
Hal ini mengikat perusahaan dalam
jangka panjang untuk mencapai sasaran-sasaran seperti tingkat pertumbuhan,
produk baru, atau segmen pasar baru. Sasaran-sasaran tersebut menentukan jumlah
dan kualitas karyawan yang dibutuhkan di waktu yang akan datang.
b) Dalam jangka pendek, para perencana
menterjemahkan rencana-rencana strategi menjadi operasional dalam bentuk
anggaran. Besarnya anggaran adalah pengaruh jangka pendek yang paling berarti
pada kebutuhan sumber daya manusia.
c) Begitu juga, reorganisasi atau
perancangan kembali pekerjaan-pekerjaan dapat secara radikal merubah kebutuhan
dan memerlukan berbagai tingkat ketrampilan yang berbeda dari para karyawan di
masa mendatang.
C. Manfaat Perencanaan SDM
Dengan perencaaan tenaga kerja
diharapkan dapat memberikan beberapa manfaat baik bagi perusahaan maupun bagi
karyawan. Manfaat-manfaat tersebut antara lain:
1. Perusahaan dapat memanfaatkan
sumber daya manusia yang ada dalam perusahaan secara lebih baik. Perencanaan
sumber daya manusia pun perlu diawali dengan kegiatan inventarisasi tentang sumber
daya manusia yang sudah terdapat dalam perusahaan. Inventarisasi tersebut
antara lain meliputi:
o
Jumlah karyawan yang ada
o
Berbagai kualifikasinya
o
Masa kerja masing-masing karyawan
o
Pengetahuan dan keterampilan yang
dimiliki, baik pendidikan formal maupun program pelatihan kerja yang pernah
diikuti
o
Bakat yang masih perlu dikembangkan
o
Minat karyawan, terutama yang
berkaitan dengan kegiatan di luar tugas pekerjaan
2. Melalui perencanaan sumber daya
manusia yang matang, efektifitas kerja juga dapat lebih ditingkatkan apabila
sumber daya manusia yang ada telah sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Standard
Operating Prosedure (SOP) sebagai pedoman kerja yang telah dimiliki yang
meliputi: suasana kerja kondusif, perangkat kerja sesuai dengan tugas
masing-masing sumber daya manusia telah tersedia, adanya jaminan keselamatan
kerja, semua sistem telah berjalan dengan baik, dapat diterapkan secara baik
fungsi organisasi serta penempatan sumber daya manusia telah dihitung
berdasarkan kebutuhan dan beban kerja.
3. Produktivitas dapat lebih ditingkatkan apabila memiliki data tentang pengetahuan, pekerjaan, pelatihan yang telah diikuti oleh sumber daya manusia. Dengan mengikutsertakan karyawan dalam berbgai pendidikan dan pelatihan, akan mendorong karyawan untuk meningkatkan produktivitas kerjanya. Melalui pendidikan dan pelatihan dapat meningkatkan kemampuan dan keterampilan sumber daya manusia yang diikuti dengan peningkatan disiplin kerja yang akan menghasilkan sesuatu secara lebih professional dalam menangani pekerjaan yang berkaitan langsung dengan kepentingan perusahaan.
4. Perencanaan sumber daya manusia berkaitan dengan penentuan kebutuhan tenaga kerja di masa depan, baik dalam arti jumlah dan kualifikasinya untuk mengisi berbagai jabatan dan menyelengarakan berbagai aktivitas baru kelak.
5. Salah satu segi manajemen sumber daya manusia yang dewasa ini dirasakan semakin penting ialah penaganan informasi ketenagakerjaan. Dengan tersedianya informasi yang cepat dan akurat semakin penting bagi perusahaan, terutama perusahaan yang memiliki sumber daya manusia yang banyak dengan cabang yang tersebar di berbagai tempat (baik dalam negeri maupun di luar negeri). Dengan adanya informasi ini akan memudahkan manajemen melakukan perencanaan sumber daya manusia (Human Resources Information) yang berbasis pada teknologi canggih merupakan suatu kebutuhan yang tidak dapat dihindarkan di era perubahan yang serba cepat.
6. Seperti telah dimaklumi salah satu kegiatan pendahuluan dalam melakukan perencanaan termasuk perencanaan sumber daya manusia adalah penelitian.
7. Rencana sumber daya manusia merupakan dasar bagi penyusunan program kerja bagi satuan kerja yang menangani sumber daya manusuia dalam perusahaan. Salah satu aspek program kerja tersebut adalah pengadaan karyawan baru guna memperkuat tenaga kerja yang sudah ada demi peningkatan kemampuan perusahaan mencapai tujuan dan berbagai sasarannya. Tanpa perencanaan sumber daya manusia, sukar menyusun program kerja yang realistik.
8. Mengetahui pasar tenaga kerja. Pasar kerja merupakan sumber untuk mencari calon-calon sumber daya manusia yang potensial untuk diterima (recruiting) dalam perusahaan. Dengan adanya data perencanaan sumber daya manusia di samping mempermudah mencari calon yang cocok dengan kebutuhan, dapat pula digunakan untuk membantu perusahaan lain yang memerlukan sumber daya manusia.
9. Acuan dalam menyusun program pengembangan sumber daya manusia.
Perencanaan sumber daya manusia
dapat dijadikan sebagi salah satu sumbangan acuan, tetapi dapat pula berasal
dari sumber lain. Dengan adanya data yang lengkap tentang potensi sumber daya
manusia akan lebih mempermudah dalam menyusun program yang lebih matang dan
lebih dapat dipertanggungjawabkan. Berdasarkan hal-hal tersebut, dapat
diketahui manfaat dari perencanaan sumber daya manusia dalam suatu perusahaan
sebagai sesuatu yang sangat penting, demi kelancaran dan tercapainya tujuan
dari perusahaan.
D. Proses Dalam Perencanaan SDM
Perencanaan SDM merupakan
proses analisis dan identifikasi tersedianya kebutuhan
akan sumber daya manusia sehingga
organisasi tersebut dapat mencapai tujuannya.
- Kepentingan Perencanaan SDM
Ada tiga kepentingan dalam perencanaan sumber daya manusia (SDM),
yaitu:
- Kepentingan Individu.
- Kepentingan Organisasi.
- Kepentingan Nasional.
Terdapat beberapa komponen yang
perlu diperhatikan dalam perencanaan SDM, yaitu:
Ø Tujuan
Perencanaan SDM harus mempunyai
tujuan yang berdasarkan kepentingan individu, organisasi dan kepentingan
nasional. Tujuan perencanaan SDM adalah menghubungkan SDM yang ada untuk
kebutuhan perusahaan pada masa yang akan datang untuk menghindari mismanajemen
dan tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas.
Ø Perencanaan Organisasi
Perencanaan Organisasi merupakan
aktivitas yang dilakukan perusahaan untuk mengadakan perubahan yang positif
bagi perkembangan organisasi..
Melalui rencana suksesi, jenjang
karier tenaga kerja dapat disesuaikan dengan kebutuhan perorangan yang
konsisten dengan kebutuhan suatu organisasi.
Ø Syarat – syarat perencanaan SDM
- Harus mengetahui secara jelas masalah yang akan direncanakannya.
- Harus mampu mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang SDM.
- Harus mempunyai pengalaman luas tentang job analysis, organisasi dan situasi persediaan SDM.
- Harus mampu membaca situasi SDM masa kini dan masa mendatang.
- Mampu memperkirakan peningkatan SDM dan teknologi masa depan.
3. Proses perencanaan SDM
Strategi SDM adalah alat yang
digunakan untuk membantu organisasi untuk mengantisipasi dan mengatur penawaran
dan permintaan SDM. Strategi SDM ini memberikan arah secara keseluruhan
mengenai bagaimana kegiatan SDM akan dikembangkan dan dikelola.
Adapun proses perencanaan tersebut adalah:
a)
Prosedur perencanaan SDM
b)
Menetapkan secara jelas kualitas dan
kuantitas SDM yang dibutuhkan.
c)
Mengumpulkan data dan informasi
tentang SDM.
d)
Mengelompokkan data dan informasi
serta menganalisisnya.
e)
Menetapkan beberapa alternative.
f)
Memilih yang terbaik dari
alternative yang ada menjadi rencana.
g)
Menginformasikan rencana kepada para
karyawan untuk direalisasikan.
Metode Perencanaan SDM ,dikenal atas metode nonilmiah dan metode ilmiah. Metode nonilmiah diartikan bahwa perencanaan SDM hanya didasarkan atas pengalaman, imajinasi, dan perkiraan-perkiraan dari perencanaanya saja. Rencana SDM semacam ini risikonya cukup besar, misalnya kualitas dan kuantitas tenaga kerja tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Akibatnya timbul mismanajemen dan pemborosan yang merugikan perusahaan.
Metode ilmiah diartikan bahwa
Perencanaan SDM dilakukan berdasarkan atas hasil analisis dari data, informasi,
dan peramalan (forecasting) dari perencananya. Rencana SDM semacam ini
risikonya relative kecil karena segala sesuatunya telah diperhitungkan terlebih
dahulu.
4. Pengevaluasian Rencana SDM
Jika perencanaan SDM dilakukan
dengan baik, akan diperoleh keuntungan-keuntungan sebagai berikut:
- Manajemen puncak memiliki pandangan yang lebih baik terhadap dimensi SDM atau terhadap keputusan-keputusan bisnisnya.
- Biaya SDM menjadi lebih kecil karena manajemen dapat mengantisipasi ketidakseimbangan sebelum terjadi hal-hal yang dibayangkan sebelumnya yang lebih besar biayanya.
- Adanya kesempatan yang lebih baik untuk melibatkan wanita dan golongan minoritas didalam rencana masa yang akan datang. Pengembangan para manajer dapat dilaksanakan dengan lebih baik.
5. Kendala-kendala Perencanaan SDM
§
Standar kemampuan SDM
Standar kemampuan SDM yang pasti belum ada, akibatnya informasi kemampuan
SDM hanya berdasarkan ramalan-ramalan (prediksi) saja yang sifatnya subjektif.
Hal ini menjadi kendala yang serius dalam Perencanaan SDM untuk menghitung
potensi SDM secara pasti.
§
Manusia (SDM) Mahluk Hidup
Manusia sebagai mahluk hidup tidak dapat dikuasai sepenuhnya seperti mesin.
Hal ini menjadi kendala Perencanaan SDM, karena itu sulit memperhitungkan
segala sesuatunya dalam rencana. Misalnya, ia mampu tapi kurang mau melepaskan
kemampuannya.
§
Situasi SDM
Persediaan, mutu, dan penyebaran penduduk yang kurang mendukung kebutuhan
SDM perusahaan. Hal ini menjadi kendala proses Perencanaan SDM yang baik dan
benar.
E. Sistem Perencanaan SDM
Ada 4 kegiatan yang saling
berhubungan dalam sistem perencanaan SDM
1. Inventarisasi persediaan SDM
Pencatatan atau pendataan jumlah SDM
yang ada dalam melaksanakan tugas di Suatu Organisasai, atau dengan kata lain
pencatatan atau pengumpulan data tentang kegiatan, hasil yg dicapai, pendapat
umum, sekarang atau yang sedang terjadi.
2. Forecast SDM/ peramalan SDM
Peramalan SDM berguna untuk
memprediksi permintaan karyawan dimasa datang.
Metode peramalan ketersediaan
/penawaran tenaga kerja (supply) dari sumber eksternal terdiri atas:
a.
Perencanaan rekrutmen dan seleksi
b.
Pasar tenaga kerja
Memprediksi permintaan tenaga kerja
(demand) mendatang lebih rumit dan subjektif daripada memprediksi ketersediaan
tenaga kerja (supply), karena banyak faktor yang mempengaruhinya.
Adapun faktor-faktor yang
mempengaruhi permintaan tenaga kerja (Simamora, 1997:176) terdiri atas:
Perubahan
lingkungan eksternal
Perubahan kondisi
organisasi
Perubahan kondisi
tenaga kerja
3. Penyusunan rencana SDM
Penyusunan rencana SDM dapat
diartikan sebagai suatu proses menentukan kebutuhan akan tenaga kerja
berdasarkan peramalan pengembangan, pengimplementasian, dan pengendalian
kebutuhan tersebut yang berintegrasi dengan perencanaan organisasi agar
tercipta jumlah pegawai, penempatan pegawai yang tepat dan bermanfaat secara
ekonomis.
4. Pengawasan dan Evaluasi
Pengawasan dan Evaluasi Sumber Daya
Manusia dapat berupa apa saja tentang manusia dalam organisasi. Pengawasan dan
evaluasi sumber daya manusia merupakan fungsi yang harus dilakukan oleh setiap
pemimpin terhadap anak buahnya. Dengan demikian, fungsi manajemen sumber daya
manusia ini sama pentingnya dengan perencanaan dan pelaksanaan. Pelaksanaan
merupakan langkah lanjut dari perencanaan, tetapi sesudah dilaksanakan menyusul
kedua fungsi ini karena pengendalian dan pengawasanlah yang dapat menyatakan
apakah pelaksanaan sudah berhasil sesuai dengan yang direncanakan.
F. Kesimpulan
Perencanaan sumber daya manusia atau
perencanaan tenaga kerja merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk
mengantisipasi permintaan-permintaan bisnis dan lingkungan pada organisasi di
waktu yang akan datang dan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan tenaga kerja yang
ditimbulkan oleh kondisi-kondisi tersebut.
Perencanaan sumber daya manusia
(Human Resource Planning) merupakan salah satu fungsi dalam Manajemen Sumber
daya manusia yang mengorientasi pada bagaimana menyusun langkah-langkah
strategi menyiapkan sumber daya manusia (pegawai/karyawan) dalam suatu
organisasi secara tepat dalam jumlah dan kualitas yang diperlukan. Perencanaan
SDM sebagai proses manajemen dalam menentukan pergerakan sumber daya manusia
organisasi dari posisinya saat ini menuju posisi yang diinginkan di masa depan
dengan menggunakan data sebagai pedoman perencanaan di masa depan.
Dalam pelaksanaannya, perencanaan
sumber daya manusia harus disesuaikan dengan strategi tertentu. Hal ini
dimaksudkan untuk meminimalisikan adanya kesenjangan agar tujuan dengan
kenyataan dan sekaligus menfasilitasi keefektifan organisasi dapat dicapai.
Perencanaan sumber daya manusia harus diintegrasikan dengan tujuan perencanaan
jangka pendek dan jangka panjang organisasi.
G. Saran
Hal Yang paling penting di dalam
suatu perusahaan adalah Perencanaan SDM, sehingga hal yang harus dan penting untuk
diperhatikan adalah Perencanaan SDM. Perencanaan SDM yang baik akan menentukan
tingkat kemapanan suatu perusahaan.
SDM yang saat ini tersedia bisa di
daya gunakan secara baik sehingga meningkatkan kualitas Perusahaan.begitu juga
dengan Visi dan misi SDM harus sejalan dengan visi dan misi perusahaan.
Perusahaan harus bisa melakukan
pengadaan karyawan secara ekonomis. Mungkin hanya itu lah saran dari penulis,
jika ada kritik dan saran dari pembaca penulis terima.
Daftar Pustaka
Yustika Ahmad Erani, 2007,
Perekonomian Indonesia, FE UNIBRAW, Malang.
Nursanti, T.Desy, 2002, Strategi
Terintegrasi Dalam Perencanaan SDM , dalam Usmara, A (ed), Paradigma Baru
Manajemen Sumber Daya Manusia, Yogyakarta, Amara books.
http://www.surabayapost.co.id/?mnu=berita&act=view&id=95a84a6786a0889bd3
b07636d5426d84&jenis=1679091c5a880faf6fb5e6087eb1b2dc
http://www.equator-news.com/index.php?mib=berita.detail&id=84308
Tidak ada komentar:
Posting Komentar